Решение управленческих ситуаций

[Романова Елена]

Конкретные управленческие ситуации из вашей жизни. Вы задаете вопросы, а мы их вместе решаем. Делимся опытом, как это делали сами или, как бы могли сделать, если с подобными ситуациями не встречались.

[Роман]

Хотелось бы поднять для обсуждения вот такую тему.

Частенько бывает так. Есть задумка запустить проект (в своем бизнесе), запускаешь, все крутится вертится, драйв, глаза горят и у меня и у команды. А потом все вдруг начинает складываться не так, как изначально планировалось и приходишь к результату, который не радует. Начинаешь разбирать свой провал и обнаруживаешь, что конкуренты просто тебя сожрали (украли идеи, подсуетились и опередили), не хватает спецов, средств, времени. Обнаруживаю, что и мне знаний конкретных не хватает. В общем, одно расстройство. Всего, чего не хватало еще до кучи и потрачено. И в финале доходит, что надо было делать не так.
В общем вопрос заключается в том, как грамотно и без заморочек планировать проекты. Сам выходит не знаю как это делать и не могу научить этому своих подчиненных. У них такая же заморочка только с малыми проектами.
Кажется вопрос простым, но у меня что-то не складывается. Уже несколько раз происходило одно и тоже, что описал. Уже боюсь что-то планировать, а бизнес надо развивать.

Подскажите, у кого есть дельные советы. Готов все принять и переварить. Спасибо всем за помощь.

[Андрей]

Роман, Вы написали, что

в финале доходит, что надо было делать не так

Есть ли у Вас возможность в следующих проектах использовать сделанные выводы? Или проекты настолько разные, что каждый делается так, как будто он первый?


И ещё вопрос. Вы пишите, что

Частенько бывает так. Есть задумка запустить проект…

Я правильно понимаю, что бывают проекты, которые Вы делаете успешно? Может быть успехов Вы достигаете реже, чем Вам бы хотелось… Но достигаете? Если проанализировать успешные проекты, то есть ли какие-нибудь отличия в Ваших действиях, в Вашем отношении? Были ли отличия в отношениях в Вашей команде при работе над проектами, которые оказались успешными?

[Роман]

Андрей, да каша у меня в голове. Каждый проект сплошной кусок проблем. Если бы был хоть какой-то просвет и что то меня порадовало в проекте, то не писал вам не спрашивал.
Какие надо делать выводы, когда проекты почти все идут через ж... ? Что их надо проводить через другое место.
Есть ли какой-то систематизированный подход к тому как надо организовывать проекты? Или всегда история проектов развивается так, как получится?

[Романова Елена]

Роман, давайте начнем разбираться. Предлагаю начать с рациональной стороны данного вопроса. Если Вы не против, то давайте приступим.
У каждого проекта есть свой жизненный цикл из 5-ти фаз.
1. Накопление идей.
2. Разработка концепции и планирование.
3. Реализация проекта (выпуск продукции, оказание услуги).
4. Завершение, анализ проекта.
5. Использование (эксплуатация) результатов проекта, если в процессе был создан актив (площади, производство, сеть).
Для первой фазы характерно накопление идей, выделение главной, проработка ее. Обязательный анализ ее перспективности («Что мы получим в результате?», «Куда нас это приведет?», «Как это изменит нашу компанию?») и сложностей, с которыми можно столкнуться, реализовав проект. Обнаруживаем плюсы и минусы выбранной идеи.
Завершение этой фазы – принятие решение «Запускаем проект». Доводим информацию до всех, вовлеченных (предполагаемых) в проект, сотрудников.

Вторая фаза предполагает тщательную проработку концепции идеи и детальную проработку плана ее достижения. Этому этапу необходимо уделить много времени и внимания, чтобы суметь запланировать и структурировать все хаотичное и предвидеть все неожиданности, дабы подготовиться к ним. Помните, что правильное планирование исключает низкую производительность.

Вам необходимо осветить четыре важные области проекта, которыми вы, как руководитель будете управлять. Чем понятнее для вас эти области, тем проще ими управлять. Итак:
1. Определить объем работ и перечень того, что необходимо сделать.
2. Люди, которые будут участвовать в проекте (их квалификация, компетентность и знания)
3. Каковы планируются затраты и какие затраты могут возникнуть (категория предположения).
4. И самое желаемое, но слабо гарантированное – сроки.
Все четыре области связаны между собой, как сообщающиеся сосуды, или, как четыре ноги коня. Захромает одна нога, конь (проект) будет ковылять. Это надо помнить и стараться сбалансировать их взаимодействие, чтобы доскакать коню (проекту) до результаты и получить нужный результат, с нужным качеством.
Почему-то мне кажется, что Вас, Роман, не интересует низкое качество результата (продукта, услуги) проекта. Иначе бы, мы здесь не обсуждали данный вопрос.

А коли так, то предлагаю Вам поразмышлять и определить:
• На какой фазе проекта у вас возникает «туман» и больше всего трудностей или ошибок?
• Какая область второй фазы проекта более других требует проработки?
Пишите, Роман. Будем разбираться.

[Роман]

Елена, спасибо Вам за такой структурированный ответ. Прочитал его и завис. Мой "висяк" сопровождался рефлексией, вспоминал, как же у меня все было. Нет, у меня была каша. Стукнула идея в голову и кинулся ее воплощать. Всех агитирую, зажигаю и мы кидаемся с головой в дело. Посмотрел, а другие делают так же и проблемы у них похожие. Скопировал, да?
Прочитал Ваш ответ и мой общий кусок слипшейся каши разбился на более мелкие. Порядка нет в голове, но уже есть направления куда думать. Благодарствую уже только за это.

• На какой фазе проекта у вас возникает «туман» и больше всего трудностей или ошибок?

На этапе разработки концепции (а что это и с чем его едят? не понял ) и конечно планирование хромает на все ноги и голову Бардак, увы, бардак.
Хелп, хелп! Помогите навести порядок.

• Какая область второй фазы проекта более других требует проработки?

С концепцией кажется беда.
Скажите, Елена, а это не смертельно? Смогу ли в будущем все исправить и работать по взрослому?
Низкий поклон Вам за помощь.

[Романова Елена]

Роман, все поправимо. Со всем можно справиться. Легкость в непривычной деятельности наступает с пониманием как, что и почему надо делать, с первым опытом и ошибками. Ошибки – это ценный материал, с которым можно работать. Вы свои недоработки обозначили, как «туман» в концепции и планировании. Давайте тогда продолжим в этом направлении.

Концепция и планирование проекта могут описываться в следующих параметрах:
1. Цель проекта (Что хотите достичь в результате? Почему возникла идея?)
2. Кто клиенты, потребители – внешние или внутренние?
3. Какие потребности клиентов будут удовлетворены с реализацией проекта? (Какие проблемы клиентов Вы решите, реализовав данный проект?)
4. Описание идеального будущего результата проекта.
5. Какие ресурсы необходимы для реализации.
6. Сроки реализации проекта (промежуточные сроки).
7. Бюджет проекта (смета, затраты на реализацию).
8. План проекта (этапы и сроки работ, какие работы имеют резервы по времени, какие - нет).
9. Критерии успеха и качества (Как Вы узнаете, что достигли успеха? Что будет доказательством Вашего успеха? В чем будет выражаться качество товара или услуги?). Определите ограничения для реализации проекта.
10. Каковы риски? (Напишите список, проранжируйте по важности, порядок вероятности, что более вероятно может случится, с чем быстрее всего Вы сможет столкнуться. Оцените риски в баллах от 1 до 10). Пути преодоления нежелательных обстоятельств.
11. Руководитель и команда проекта (Определить зоны ответственности каждого члена команды, компетентность, необходимые знания (кто, что умеет и знает), порядок взаимодействия членов команды).
12. Контроль и отчетность (Кто, как, когда, кому, в каком виде отчитывается).
13. Внесение изменений в план согласно изменившейся ситуации.

Чтобы извлечь пользу из предложенной схемы, попробуйте, Роман, прошлый проект разложить по пунктам. Как будто Вы заново планируете данный проект. Сейчас у Вас о старом, неудавшемся проекте намного больше информации. Ошибки и недоработки помогают осмотреть «проблемное поле» - поле задачи лучше рассмотреть, во всех деталях.
Поделитесь, что у Вас получилось. На что Вы особо обратили внимание?
Желаю успехов. Жду Вашего ответ

[Роман]

Прочитал уточнения по планировании. Загорелся, взялся анализировать последний проект.
Интересный вывод складывается, сколько же я всего упустил, был хаотичен, непоследователен, сам не все понимал, считал, что люди задают дурацкие вопросы во время осуществления проекта. Раздражался на вопросы, отмахивался. Сейчас пройдясь по схеме записывал ответы, понял вот они! Вопросы были тогда, ответы найдены только что. Эх, тогда бы мне их.
Буду теперь пользоваться подобной схемой. Очень поможет навести порядок в голове.
Когда писал испытал затык на пункте 4

4. Описание идеального будущего результата проекта.

Написал что-то через "не хочу". Отписался и пошел дальше по пунктам. Добрался до девятого:

9. Критерии успеха и качества (Как Вы узнаете, что достигли успеха? Что будет доказательством Вашего успеха? В чем будет выражаться качество товара или услуги?). Определите ограничения для реализации проекта.

Такая же ерунда. Не хочу писать и все. Держит что-то внутри. Два-три слова выдавил и сбежал к следующим вопросам.
Десятый прошел благополучно. Застрял на 11 и 12:

11. Руководитель и команда проекта (Определить зоны ответственности каждого члена команды, компетентность, необходимые знания (кто, что умеет и знает), порядок взаимодействия членов команды).
12. Контроль и отчетность (Кто, как, когда, кому, в каком виде отчитывается).

Как так? Людей своих знаю, а написать не смог. Опять отписался сам от себя. Вот так и в проекте было. Вдруг отмахиваюсь от чего-то и думать не хочу на эту тему. Уже сейчас и не вспомню от чего отмахивался.
Спасибо за упорядочивание мозгов. А что делать с не пройденными вопросами, пусть останется так с проскоком?

[Романова Елена]

Мы рассматривали с Вами, Роман, рациональную часть, влияющую на успешность проекта. Разобраться в ней и осознать, в конце концов, что-то запомнить и выучить, не так уж сложно. Есть другая, неосознанная, скрытая от нашего повседневного внимания.

В любом вопросе мы всегда делаем выбор: сознательно и неосознанно. Для своей сознательной части, рациональной, Вы получили достаточное количество пищи для размышления.
Давайте уделим внимание и другой части... Зададимся другими вопросами.
Начиная проект, планируя достижение какой-то цели, ответьте на вопросы:
* Изменит ли меня данный проект? Как?
* Желательны ли для меня эти изменения?
* Что меня смущает в этих изменениях?
* На что повлияют эти изменения?
* Что я могу узнать о себе в процессе проекта, что я предпочитал бы не знать и без проекта бы так и не узнал?
* Что я могу узнать о людях, участвующих в проекте, чего бы предпочитал не знать и не замечать?
* В чем польза этих "узнаваний"?

Не торопитесь отвечать. Эти вопросы Вам на неделю. Думайте, исследуйте, будьте внимательны к любым мелочам, к любым своим выборам.
Можете писать мне не только сюда, на форум. Можете писать в личку или почту water-fire-metal@mail.ru

В достижении цели, вернее, в ее недостижении есть маленький секрет:
1. Цель не достигается, потому что не достает опыта и знаний.
2. Цель не достигается, потому что была совсем другая цель... неосознанная.
Чем лучше мы понимаем, в каком месте у нас трудности, тем больше гарантий, что мы с ними справимся.
Желаю всем успехов. Пишите.

[Роман]

Понял, Елена, пошел думать, отвечать. Вернусь с результатом.