Ирина Бух

[Романова Елена]

Внимание, Ирина Бух!

Воскресенье - последний день недели, когда вам нужно подвести итог по работе в проекте, напишите свои выводы:

1. Что вы упорядочили внутри себя за эту неделю, какое понимание, представление? Какой сделали вывод.
1.2. Как этот порядок влияет на вашу цель? Каким образом?

3. Что вы для себя открыли за эту неделю в работе? Что было для вас не очевидным, скрытым, неясным или не понятным.
3.1. Как это открытие влияет на достижение вашей цели?

4. Какой вопрос был самый трудным? Почему?
4.1. Какой вопрос был самым простым для вас и почему?

5. Какие темы вы хотели бы раскрыть для себя и почему?
5.1. Напишите что-то ещё, что считаете важным для себя и чтобы я тоже была в курсе.

6. Что нового вы увидели в повседневной жизни (новый взгляд, ваш новый подход), благодаря этой работе в проекте за три недели?
7. Оцените то, как вы работали над вопросами по шкале от 0 до 10, где 0 - очень плохо.
8. Нравится ли вам такая работа над собой? Почему?

Примечание:
После ваших ответов вы получите новое задание. Хочу обратить внимание, что задания могут быть исключительно практического характера.
У нас с вами осталась последняя неделя.

[Ирина Бух]

Выводы за неделю
1. Упорядочила понимание свободы и ответственности, контроля. Осознанно стала выстраивать свою работу и работу сотрудников, чтобы как можно меньше было авралов.

2. Самым прямым образом влияет.

3. Открыла контроль. Благодаря ему будет и система, и порядок в бизнесе и в моей голове. Самоконтроль никто не отменял. Контроль за Сашей ясен и понятен, сейчас буду переносить на бизнес.
Неясным было то, что надеяться на других — бред. Прояснила для себя этот вопрос.

4. Трудный вопрос про мои ошибки в выстраивании работы с Катей. Анализируя всю нашу с ней совместную работу, шаг за шагом выявляла свои ошибки. И последствия своих ошибок.
Трудный вопрос про свободу и ответственность.
Простым было проводить аналогию в моем воспитании с Сашей. Я не могу сказать, что воспитывать его мне легко, но т. к. есть внутри понимание куда идти, дорога идется легче.

5. Я бы хотела раскрыть еще тему для себя — повышение свой личной эффективности. Более правильного и эффективного построения своей работы.

6. Новый подход, который я сформировала и успешно практикую - я перестала откладывать на последний день все. Например, пришли требования из налоговой, я составила график по ним, определила последние дни, когда я должна точно уже ответить, и отвечаю на них на несколько дней раньше. Горящих и срочных дел становится меньше. Я стараюсь как можно меньше откладывать на потом, что можно сделать сразу и сейчас.
Новый подход — учу своих сотрудников работать. Правильно. Нахожусь вместе с ними в офисе, прихожу к 9 час, не опаздываю, и никто не опаздывает.
Новый взгляд — это, конечно, на мой бизнес. В голове начала строить структуру и схему, перенесу все на бумагу и доведу до сотрудников. Регламенты написать — это тоже только вопрос времени.
Новый взгляд на понятие свободы и ответственности. Они идут рядом. Одно без другого не может.
Новый взгляд на понятие контроля. Для меня сейчас это фундамент, на котором я буду строить весь каркас из структуры, схемы и регламентов.

7. Я работала на 8-9.

8. мне понравился такой формат работы над собой - в письменном виде. Пока пишешь, обдумываешь, погружаешься в вопрос глубоко. И сама работа понравилась, была очень полезна. Анализ, погружение, переосмысление, новое видение. Такая работа заставляет вынырнуть из рутины дел, остановится, подумать, осмыслить. Быть осознанной над тем, что происходит.

[Романова Елена]

Ирина Бух, спасибо вам за ответы и выводы. На мой взгляд, работа была проделана хорошая.
Давайте продолжим.

Вы написали:

Я бы хотела раскрыть еще тему для себя — повышение свой личной эффективности. Более правильного и эффективного построения своей работы.

Упражнение 1:

1. Приведите примеры (1-2-3), когда вы были эффективны.
2. Чем эффективность была обеспечена в этих примерах? Перечислите факторы.

3. Что такое эффективность для вас - в бизнесе и в любой ситуации, работе?
4. В каких именно видах работы, на ваш взгляд, вы неэффективны? Перечислите.

[Ирина Бух]

Ответ на Упражнение 1
Предыстория.
Я сейчас работаю одна за троих главбухов. Выручка упала, потому что некоторые ушли к Кате на обслуживание. И я только сейчас поняла, нарисовала образ того глабуха, который мне нужен. Ну и разобралась со страхом в найме нового буха (в процессе нашей работы с Вами, Елена)
Объем работы увеличился. Простые бухгалтера мне помогают, но все общение с клиентами на мне, ответы на требования и решение всех вопросов по дебиторке и всех остальных тоже.
Я вроде с вечера все распланирую, а утром приду, один звонок, другой – и все мои планы (где было так красиво, четко и понятно), летят в тар-тарары. Часто стала просто не замечать, как пролетают дни. Просто впереди сдача квартального отчета. И я предполагаю, что весь объем работы по отчетам ляжет на меня. Я боюсь не справится и допустить ошибки.
1. Эффективна я, когда утром рано дома работаю, или поздно вечером
2. Эффективна я, когда телефон молчит. И когда вообще тишина вокруг
3. Эффективна я, когда я тотально погружаюсь в работу, будь то сделать документы, платежки, договор или подготовить документы на регистрацию фирмы. А когда я начинаю дергаться и отвлекаться, я допускаю ошибки.
4. Эффективна я, когда я настроена на работу. Я стала сейчас сама создавать себе этот настрой, но не всегда получается. (Я решила, что по сб работаю, но не всегда получается. Порой я просто не могу себя заставить в выходные работать)
5. Эффективна я, когда все под рукой, стол, стул удобен (как я и устроила все себе дома).
6. Эффективна я, когда я иду по плану и вычеркиваю те дела, что я уже сделала. Это дает силы идти дальше


2. Эффективность была обеспечена:
1) Моим настроем
2) Тишиной
3) Тотальным погружением
4) Не отвлекалась ни на что
5) Тем, что я вижу результаты своей работы

3. Что такое эффективность для вас - в бизнесе и в любой ситуации, работе?
Эффективность для меня это, когда я вижу результаты своей работы.
Эффективность для меня это, когда я вижу рост в ребенке, когда он начинает мыслить по другому, вести себя по другому.
Эффективность для меня это, когда я успеваю делать все свои дела.
Эффективность для меня это, когда я успеваю делать свои дела и я испытываю при этом удовольствие. (например, убраться дома в сб, побыть с Сашей, погулять немного, поработать, ну и фильм порой какой-то посмотреть или почитать книгу). При всем этом перечне выполненных задач я правда чувствую гордость за себя, что я не тупила и не просто потеряла день.
Эффективность для меня это, когда работа выполнена, документы сшиты, подшиты, разложены, клиенты довольны. Баланс сходится и его не надо придумывать и рисовать.
Эффективность для меня это, когда бух учета ведется в соответствии с буквой закона.
Эффективность для меня это, когда нет горы незавершенок. Когда вообще нет незавершенных дел.
Эффективность для меня это, когда верно расставлены приоритеты в делах и все сделано.

4. В каких именно видах работы, на ваш взгляд, вы неэффективны? Перечислите.
1) Я не эффективна тогда, когда меня дергают. Одно, другое, третье.
2) В неверной расстановке приоритетов. Делаю то, что горит. И остальное довожу до состояния горения.
3) В самоорганизации себя. Своего времени рабочего. Вообще во всей самоорганизации.
4) В откладывании на потом всего.
5) В планировании дня , может быть, раз я не закладываю время на форс-мажоры.
Вот взять сегодняшний день. Время 17:00. Я встала в 7 утра. За работу я приступила в 9, когда пришла в офис. И сразу же навалилось много всего. Отчет я села писать в час, и писала до 16 час, отвлекаясь на все. И за это время рабочее сделано много мелких дел (просто выполнение поручений клиентов), а существенного ничего не сделано. Вакансия не размещена, домен не восстановлен, значит, сайт еще не будет работать, пост в группу не написан. В голове нарисовалась структура и регламенты, но у меня нет времени сесть, погрузиться и написать, свести все воедино. Письма клиентам не разосланы по дебиторке и пр….
Когда я вечером начинаю анализировать день и вижу, что я еще не успела сделать, вот отсюда и возникает ощущение неэффективности моей работы.

[Романова Елена]

Упражнение 2:

Вы написали:

4. В каких именно видах работы, на ваш взгляд, вы неэффективны? Перечислите.
1) Я не эффективна тогда, когда меня дергают. Одно, другое, третье.
2) В неверной расстановке приоритетов. Делаю то, что горит. И остальное довожу до состояния горения.
3) В самоорганизации себя. Своего времени рабочего. Вообще во всей самоорганизации.
4) В откладывании на потом всего.
5) В планировании дня , может быть, раз я не закладываю время на форс-мажоры.
Вот взять сегодняшний день. Время 17:00. Я встала в 7 утра. За работу я приступила в 9, когда пришла в офис. И сразу же навалилось много всего. Отчет я села писать в час, и писала до 16 час, отвлекаясь на все. И за это время рабочее сделано много мелких дел (просто выполнение поручений клиентов), а существенного ничего не сделано. Вакансия не размещена, домен не восстановлен, значит, сайт еще не будет работать, пост в группу не написан. В голове нарисовалась структура и регламенты, но у меня нет времени сесть, погрузиться и написать, свести все воедино. Письма клиентам не разосланы по дебиторке и пр….
Когда я вечером начинаю анализировать день и вижу, что я еще не успела сделать, вот отсюда и возникает ощущение неэффективности моей работы.

1. Переформулируйте выделенные красным пункты. Как раз в этих пунктах вы очень эффективны - неверно расставляете приоритеты, откладываете всё на потом.
2. Для вас практика:
2.1. Напишите список дел, которые вам необходимо сделать для стабилизации и развития бизнеса. Проранжируйте по важности (что сначала, что потом).
2.2. У вас есть список ежедневных дел дел.
2.3. Каждый день планируйте и делайте главное одно из списка 2.1.
Следующий день - следующее - главное одно.
Примечание: Можете писать главное (одно) здесь и потом пишите (оч. кратко) ОС (обратную связь) - сделала.

2.4. В течение дня выделите 2 часа времени, отключите звонок (потом перезвоните), в это время выполняйте - одно главное, если уже сделали, значит, по списку - второе главное.

3. Какие правила взаимодействия с клиентами (время, периодичность, срочность) вам необходимо пересмотреть, отрегулировать, чтобы в рабочем дне появилась структура - когда и сколько и с чем вы работаете?

[Ирина Бух]

Ответ на Упражнение 2
1. Эффективна со знаком минус — когда неверно расставляю приоритеты, откладываю все на потом, довожу все свои дела до точки горения.
Эффективна со знаком минус — в тушении пожаров.
2. За 19.09.2017 — у меня было главное — пост в контакте. Я написала, пришел клиент на смену юр адреса и регистрацию новой фирмы. подготовила все документы и заработала денег.
За 20.09.2017 — я восстановила и оплатила домен!!! Хотя один мне сказал, что только нотариальное заявление и курьерская доставка в Москву. Я решила еще узнать у другого (раньше я бы мнение того приняла за единственную истину и не стала бы искать другие способы)— и я все сделала сегодня за 30 минут!!! Сайт снова работает.
Я приобрела тем самым новый опыт — просто потрясающий — я искала. Пробовала, звонила, спрашивала. Я искала способы, а не отговорки, как раньше.

[Ирина Бух]

Напишите список дел, которые вам необходимо сделать для стабилизации и развития бизнеса. Проранжируйте по важности (что сначала, что потом).
1. Восстановление работы сайта
2. активное ведение группы в контакте
3. реклама на портале Город киров + бизнес новости
4. поиск нового бухгалтера и найм его на работу
5. подготовка к квартальному отчету
6. прописать и внедрить регламент работы с клиентами (сейчас прописать абсолютно по каждому клиенту все, что мы делаем, все, что нужно делать и сделать. Нужно ли и можно ли что-то автоматизировать)
7. прописать и внедрить структуру работы компании, правила, регламенты, инструкции (как ведется, как строится работа с клиентом, начиная от знакомства, заключения договора и дальше)
8. продумать и внедрить систему контроля за ведением клиента (чтобы не разгребать все то, что я вижу и имею сейчас) — пока не знаю, какие точки захвата сделать. Чтобы не просматривать весь объем информации, а знать, куда смотреть. Чтобы точечно и информативно в тоже время
9. разгрести все завалы. Восстановить нормальную работу.
10. Система хранения и архивации бумажных документов клиентов — выстроить. Прописать.
11. Информационные потоки прописать
12. структуру хранения информации в эл виде прописать
13. сделать новый полноценный сайт
14. Новый логотип, новые визитки — запустить в работу.

[Ирина Бух]

Какие правила взаимодействия с клиентами (время, периодичность, срочность) вам необходимо пересмотреть, отрегулировать, чтобы в рабочем дне появилась структура - когда и сколько и с чем вы работаете?

Смотрите, Елена, как было раньше. Было 3 ГБ (главный бухгалтер) и 1 Б (бухгалтер). У каждого ГБ был свой список клиентов, были клиенты, которых я порой даже и не знала, потому что приходили в офис без меня, вели их другие ГБ. Вот и получилось, что Катя увела клиентов, потому что они привыкли с ней работать, ну и считали, что работали с ней лично, а не с фирмой.
У меня был и есть свой список клиентов, по которым я в принципе, выстроила работу: что можно автоматизировала, перевела их на удаленный доступ к 1С, научила работать в программе, чтобы им быть мобильными и пр. они во мне так сильно не нуждались, в моем сие секундном присутствии. Я была мобильна, и было что-то похожее на структуру.
Сейчас у меня только два простых Б, которые сидят на выписке документов, обработке первички, работе с банками и прочее, много времени уходит на обучение. Плюс мне приходится замещать тех трех ГБ и моя то работа, как бухгалтера и руководителя никуда не делась.
Все спрессовалось.
Ищу ГБ, но все не то. Много, кто отказывается вообще работать в аутсорсинге.
Сейчас я уже понимаю, что мне нужен хороший профессионал-исполнитель. Который мог бы решать основную массу вопросов клиентов, но, имея опыт с Катей, я решила, что важные вопросы по каждому клиенту все равно должны быть на мне. Чтобы клиент знал, что он работает с фирмой, у которой я руководитель, а не с бухгалтером.
Когда клиенту нужно сделать какой-либо документ, он пишет или звонит Б, и девочки все делают, что в их компетенции.
Заново приходится все перестраивать. Пока нет цельного понимания, только по кускам.

[Романова Елена]

Упражнение 3:
1. Какие главные дела вы успели выполнить за прошедший день?
2. Берите, ищите исполнителя и сажайте рядом с собой. Работайте вместе. И, пожалуйста, не надо дружить с сотрудником. Управляйте!
Помните: ваш человек к вам придёт.
Вы написали:

Всё спрессовалось.

3. Какое количество клиентов вы можете вести сама?
Вы написали:

Заново приходится все перестраивать. Пока нет цельного понимания, только по кускам.

4. Уточните, какого именно "нет цельного понимания"?

[Романова Елена]

Внимание, Ирина Бух!

Сегодня ещё одно воскресенье - и оно последнее в проекте "Ментальный порядок". А это значит, что вам необходимо подвести итог по работе в проекте, напишите свои выводы сначала по 4-ой неделе, а потом - по всему проекту.

1. Что вы упорядочили внутри себя за эту неделю, какое понимание, представление для вас стало более ясным, очевидным? Какой вы, в результате, сделали вывод.
1.2. Как этот порядок, вывод повлияет на вашу цель? Каким образом?

3. Что вы для вас на этой неделе оказалось неожиданным, что можно назвать "открытием этой недели"?
3.1. Как это открытие этой недели повлияет на достижение вашей цели?

4. Какой вопрос был самый трудным? Почему?
4.1. Какой вопрос был самым простым для вас и почему?

5. Какие темы, над которыми работали эту неделю, вы хотели бы раскрыть более подробно и почему?
5.1. Напишите что-то ещё, что считаете важным для себя и чтобы я тоже была в курсе.

6. Что нового вы увидели в повседневной жизни (новый взгляд, ваш новый подход), благодаря этой работе в проекте за эту, четвёртую неделю?
7. Оцените то, как вы работали над вопросами по шкале от 0 до 10, где 0 - очень плохо.
8. Вам по-прежнему нравится такая работа над собой? Почему?

Подведите итог по всему проекту:

1. Как быстро вы привыкли к тому, что ваши ответы и вашу работу может прочитать любой читатель рассылки?
2. С какими трудностями вы столкнулись, участвуя в проекте?

3. В какую неделю вам было труднее всего работать и почему? В 1-ю, 2-ю, 3-ю или 4-ую?
4. Дисциплинирует ли такая работа и как это происходило у вас?

5. Что для вас было самым главным в этом проекте за 4 недели?
6. Как за 4 недели изменилось ваше отношение:
- к цели;
- к себе;
- к жизни и другим?

7. Чем отличается простое чтение рассылки от работы в таком проекте?
8. Сделайте (напишите их здесь) рекомендации самому себе/самой себе, что вам следовало делать лучше, точнее, глубже и пр., чтобы ваша работа в проекте/в подобной работе была более эффективной.

9. Вы бы порекомендовали кому-то, кто интересуется подобной работой, участие в таком проекте, как "Ментальный порядок"? Почему?
10. Если бы работа в проекте продолжалась дальше, чтобы вы хотели добавить в следующую неделю?

11. Вам интересно было читать работу других участников? Что вы почерпнули для себя из такого чтения? Напишите, без указания имён участников.
12. Что ценного вы вынесли из проекта?

Примечание: встретимся ли мы вновь?
Если у вас появится желание, это возможно.
Так же, возможно продолжение такой же работы, в том же формате, дальше.

О своём желании продолжать, вы можете мне написать на почту [url]water-fire-metal@mail.ru[/url]