Ситуация с главбухом

Практика ведения переговоров, решение управленческих ситуаций, повышение личного управленческого мастерства, обсуждение спорных тем и масса интересного про управление отношениями

Ситуация с главбухом

Сообщение damarya » 10 фев 2018, 00:09

Начну с самого начала. Буду описывать ситуацию и попутно писать выводы, которые я сделал. Хоть и постфактум, но сделал. В конце еще будет немного выводов, а по ходу, что совсем прям накипело и явно.

Итак, в 13 году решил я сменить главбуха. Причина основная – приходящий главбух – это не удобно и рискованно, т.к. бух. и налоговый учет ведутся не очень хорошо, что влечет риски со стороны проверяющих органов. Поиск, много собеседований, три кандидата. Из них совладелец и финдир. одновременно утвердила одну, на наш общий взгляд самую боевую и профессиональную.

Первое время все шло хорошо. Она делала свое дело и все всех устраивало. Но вот что-то пошло не так. Управляющая Компания (далее УК) дает распоряжение – вести учет так-то и так-то. Не подчиняется, находит 1000 причин, почему это невозможно или же несет серьезные риски. УК дает еще распоряжение, опять задача не выполняется под вполне благовидным предлогом, да еще и говорит, что на это нет времени. УК начинает проверять чем занимается в течение дня, что нет времени. Вроде все ок, по отчетам (ведет фото рабочего дня) прям загружена. Приезжает внутренний аудит. Формально ничего не находит, но хамское поведение главбуха и оскорбление близкой подруги финдира (собственницы), которая была в составе аудита, приводит к решению – уволить!

Я начинаю сопротивляться этому решению. На первый взгляд вполне обоснованно. Только начали выправлять ситуацию, наводить порядок… бросать все на полпути не хочется, да и страшно. Отстаиваю ее (главбуха) прямо всеми силами. Пишу письма, привлекаю директора по персоналу УК, бросаюсь на амбразуру, короче. И, к сожалению, побеждаю. Становлюсь на время человеком из «черного списка» для финдира, т.к. никто не осмеливается спорить с ее решениями. А уж тем более побеждать в этом споре.

Вывод 1. Не надо спорить с решениями руководителя. Тем более собственника бизнеса.

Вывод 2. Если не знаешь тонкостей работы узкого специалиста – найди консультанта. Пусть скажет, как есть на самом деле. Не стоит полагаться только на слова самого сотрудника. Каким бы спецом он не был.

Продолжаем работать. Со временем финдир становится доволен работой главбуха. Даже берет ее к себе «под крыло». И даже настоятельно просит меня не «трогать главбуха» и «не давить» на нее. Т.к. она много знает и есть страх, что она сдаст те немногие серые схемы, что есть. А что значит «давить» с моей стороны? Это требовать подчинения правилам и выполнения задач, что ставятся перед главбухом. Т.е. если нам надо сделать так-то и так-то, то задача главбуха придумать, как это правильно обосновать с т.з. регламентированного учета. А не объяснять, почему это невозможно. Стал требовать присутствия на работе в рабочее время, а не тогда, когда ей хочется. Хоть она и вырабатывает свои часы (четко ведет таблицу с фото рабочего дня с учетом всех приходов-уходов), но это не удобно, не иметь возможности оперативно получить ответ на вопрос. Т.е. тревожные звоночки продолжили поступать, но я на них не обратил никакого внимания. И еще все к тем же нарушениям правил. Выпросила себе оплату по неделям. Вроде и ничего такого. Если очень надо, то почему не пойти на встречу хорошему человеку. Но это если это одно нарушение. А если в купе со всем остальным… надо быть внимательным. Но об этом чуть позже.

Вывод 3. Если ты нарушаешь правила и не подчиняешься – будь готов, что и кто-то еще из твоих же подчиненных будет делать так же.

Вывод 4. Не можешь справиться с нарушением дисциплины – поговори об этом, не помогло – увольняй. Ничего не бойся. Чем раньше – тем меньше последствий.

Дальше – больше. Стала хамить сотрудникам. Мне. Клиентам. Мы все стали ее избегать. Вернее, контактов с ней. Т.е. всем стало проще с ней не связываться и получать ответы на вопросы где-угодно, только не у нее, чем получать в свою сторону порцию хамства. И как я понял намного позже, это была продуманная политика, а не просто невоспитанность.

Вывод 5. Если сотрудник всем хамит – присмотрись. Возможно это стратегия.

Кроме этого, как я узнал позже, лились потоки клеветы в мой адрес лично и в адрес ключевых моих сотрудников. Мы все оказывается воры. И прем все что можно при каждом удобном случае. Как в хорошей пропаганде: факты, смешанные с вымыслом. Поди разберись где что. И для клеветы доказательства не нужны. А вот чтобы отмыться… надо доказывать, что не виновен. Это не советский суд, самый гуманный суд в мире. Это клевета. Тут презумпция невиновности не работает. Вроде тебе все верят… но осадок остается, как с теми ложками из анекдота. При этом при каждом удобном случае, она подчеркивала собственную честность и принципиальность в финансовых вопросах. Но всегда жаловалась, что ее не ценят, недоплачивают, и вообще бедная она и несчастная.

Вывод 6. Если сотрудник клевещет – присмотрись. Возможно это стратегия.

Де юре являясь ее руководителем, де факто я не мог ею управлять. Т.е. ее руководителем стала наш местный «фин. дир.». Это молодая девочка, по факту являющаяся казначеем, присланная от УК для контроля за нашими расходами. Причем я сам своими руками это сделал. В надежде, что ей удастся как-то наладить мое взаимодействие с главбухом. Сейчас читаю и даже звучит смешно: она наладит МОИ отношения с главбухом! Я сам убедил главбуха, что теперь она «под крылом» финдира-собственника. В надежде, что она станет более покладистой. Но не тут-то было! Все стало только хуже. Теперь никто не мог ею управлять!

Вывод 7. Выстраивай четкую структуру подчинения. Будь главным, как минимум в выстраивании своих отношений.

Поподробней про ее честность. Всегда следила кто и сколько потратил в командировках. Заботилась, чтобы не было перерасхода. Строго требовала отчетов о затратах. При этом помогала сотрудникам составить документы для возврата налогов при покупке недвижимости. Заботилась о своих сотрудниках и заставляла им доплачивать за каждый лишний чих. Переработка на 15 мин должна оформляться доп. соглашением и оплачиваться. Считала все свои выходы в выходные и требовала оплату в двойном размере. Не только себе, но и всем. Одним словом, сформировала себе репутацию кристально честного человека. Меня напрягало только одно: низкая лояльность к компании. Ее посылают обучаться МСФО (международные стандарты финансовой отчетности). Хорошая строчка в резюме, повышающая цену сотрудника на рынке труда. За счет компании. Чтобы не отрываться от работы, она выбирает обучение в выходные. НО. Требует оплату в двойном размере за эти выходные. Типа это же не ей надо, а компании. А она тратит выходные свои законные. Должны оплачивать. Я же понимаю лояльность так: тебе идут навстречу, оплачивают обучение – будь добра потратить выходные свои на это. И бесплатно. Но повлиять на это никак не могу. Идут манипуляции типа: УК приняла такое решение. Ты что, с этим не согласен?

Вывод 8. Отсутствие лояльности – это яркий маячок. К нему надо присмотреться. И повнимательней. Даже если ничего не разглядишь – лучше расстаться. Одна паршивая овца все стадо портит.

И вот тут начинается самое интересное. Главбух всем хамит, мне не подчиняется и при любом удобном случае пытается показать мою несостоятельность как руководителя. Мой авторитет стремительно падает. Создается напряженная обстановка. Клевета на меня в УК не прекращается. Я начинаю ее ненавидеть. И ничего не могу сделать. Ни с собой, ни с ней.

Начинаю искать пути, как ее уволить. Подключаю всех, кого могу в УК. Выясняю каковы взаимоотношения нашего локального «финдира»-казначея. Оказывается, что они терпеть друг друга не могут. Постоянно ругаются. Я собираю группу единомышленников, чтобы попытаться воздействовать на мнение собственницы. Консультируюсь с независимыми главбухами, и оказывается многие вещи, что нам запрещает делать наша главбух, можно обойти с т.з. регламентированного учета и без рисков. Одним словом, доношу «правильную» информацию до головы УК. Девочка-казначей не выдерживает и хочет вернуться домой (ее присылали из головного офиса из Киева). Назначается час Х. должна приехать собственница с аудитом и забрать казначея домой. Попутно «группа единомышленников» готовит мнение, что главбуха надо уволить.

Приезжает собственница. Проводит аудит (ЭТО ОСОБЕННО ВАЖНО). Проверяет все, что связано со мной, с расходами подразделения, с уезжающей казначеем. Все хорошо. И принимает решение: возложить функции финдиректора на главбуха с повышением оплаты труда! Та-даааам!

Все, кто в этом участвовали выпадают в осадок. Я неделю не могу прийти в себя. Но потом понимаю (лучше поздно, чем никогда) одну вещь. Мне надо восстановить нарушенный мной же баланс. Мне надо смириться, принять ситуацию, перестать цепляться за власть. И начать уже наконец САМОМУ строить СВОИ отношения с главбухом. Правильные отношения.

Несмотря на то, что перед отъездом собственница много раз повторила, что я являюсь руководителем главбуха, подчинения с ее стороны не добавилось. Она же (собственница) в письме попросила не ставить ее в копию нашей переписки. Главбух продолжала ставить собственницу в копию всех, даже самых незначительных писем.

Т.к. казначей уехала (а у нее была моя банковская цифровая подпись), то я решил как-то контролировать процесс оплаты. Процесс согласования оплат поставщикам и выплат зарплат. Я попросил отдать мне мою подпись. И снова неподчинение под благовидным предлогом. Лучше сделать мне согласование по СМС. А подпись у меня – это не удобно, т.к. если я в командировках – то может не получиться все вовремя согласовывать. Я ж решил строить хорошие отношения. И согласился. Чтобы не связываться лишний раз.

И тут есть важная особенность. Подпись позволяет видеть все платежи детализовано, а по СМС платеж одной суммой. Но тогда я на это не обратил внимания.

Вывод 9. Если тебя пытаются отстранить от управления финансами – то тебя пытаются обмануть.

И еще одна ситуация. В какой-то момент нам в офис стали настойчиво звонить коллекторы и спрашивать главбуха. Офис-менеджер, наученная главбухом, постоянно говорит, что той нет в офисе, что она занята, что в отпуске и т.д. в какой-то момент она не выдерживает напора и хамства коллекторов и устала от собственного вранья и дала мобильный телефон главбуха. И тут же из почти ее близкой подруги превратилась в главного врага. И главбух стала всеми силами сживать офис-менеджера. Полился поток хамства и клеветы. Настойчиво требовала ее увольнения. Я ее оставил, перевел в другой отдел, где они не будут контактировать. Кое-как все улеглось. На мои вопросы по поводу коллекторов, отвечала, что на нее повесил долги бывший муж-игрок. И с нее незаконно трясут деньги. Меня это удовлетворило.

Вывод 10. Коллекторы, долги, займы, кредиты… не верь на слово – исследуй. Можно ж было выяснить у коллекторов, по какому поводу звонят. Узнать хоть что-то с прошлых мест работы.

Итак. Я решил строить отношения. Принять ее какая есть. Не зацепляться ни за какие ее выходки и выпады в мой адрес. Мне важно наладить работу, получить результат. И выстроить отношения, основанные на уважении и взаимопонимании. И не важно, как будет делать она. Важно, как буду делать я.

Я стал говорить и думать о ней только хорошо. Только как о суперпрофессионале, который помогает строить работу подразделения безопасно с т.з. закона. Стал пресекать плохие высказывания в ее адрес. Стал договариваться и обсуждать все вопросы, как с равным партнером, хорошим советчиком. Определился с намерениями.

И тут произошло «странное». Подошел срок замены сертификата подписи в банке. Необходимо было мое присутствие. Мы пришли. Нам поменяли сертификат за полчаса. Я взял свою подпись и больше не выпустил из рук. И сказал, что сам буду все подписывать. Это был ноябрь месяц. Пока я разобрался как там что работает, текущие дела опять же… начал я смотреть по суммам выплат только в декабре (как раз, когда определился с намерениями).

И случайно обратил внимание, что в аванс она выплатила себе оклад. «ОК» подумал я. Она такое уже делала. Видимо деньги перед новым годом нужны. Я при этом искренне принимаю ее. Работаю со своим отношением к ней. Вне зависимости от ее ко мне. 22 декабря на корпоративе говорю слова благодарности. Приглашаю вместе с группой сотрудников, показавших хорошие показатели в течение года в Киев на корпоратив в УК 26 декабря. Сообщаю собственнице о своем стойком намерении добиваться результата и строить отношения с главбухом такой какая есть. Та одобряет эти намерения. 28 декабря, находясь уже не в Москве, начинаю проверять суммы к выплате сотрудникам (выплачиваем зарплату и премию до нового года, чтобы все хорошо отдохнули). И вижу, что она опять написала себе оклад. Осторожно задаю вопрос, почему, может ошиблась, или описалась, или еще чего… Без понимания того, что происходит, я не могу выплатить зарплату. В ответ получаю волну возмущения, что я опять пытаюсь начать выяснять с ней отношения, что сотрудники не должны страдать из-за меня, не надо им задерживать зарплату. И удаляет себя полностью из списка. Я выплачиваю зарплату, но уточняю: а чего удалила себя полностью, у нее же осталась небольшая часть премии, которую не надо было удалять… и она замолчала. Перестала реагировать на любые попытки контакта.

Интересные при этом были ощущения внутри меня. Я не зацепился за ее провокацию о выяснении отношении. Ум остался холодным. Эмоций не было. Это позволило начать исследовать, задавать «правильные» вопросы: «разве мое желание разобраться с цифрами является выяснением отношений?», после которых уже не последовало ответа. И я что-то заподозрив, начал смотреть прошлые периоды. И там ждал меня сюрприз. За год она смогла незаконно начислить и выплатить себе более 2,5 млн рублей.

Т.к. она перестала выходить на связь, то и вопросов по этому поводу я ей не задавал, а написал в УК с просьбой провести служебное расследование. Там не поверили. Я выслал выписки из банка. Стали проверять по 1С. Все сошлось. Это было на глазах у всех, но никто просто не смотрел. Те, кто должен был смотреть – не смотрел.

И вот я такой думаю: бедная она бедная, мучается, наверное. Ее поймали, она это подозревает, но не знает наверняка. Ей стыдно. Праздники испорчены… Но не тут-то было. Мучились все: я, который поймал как будто бы из мести, казначей, которая просмотрела воровство, собственница, которая обнимала главбуха на корпоративе и говорила приятные слова… Но не главбух.

9 января, выйдя на работу после этих долгих выходных, мы узнали, что дело было так:
28 декабря, после того, как она удалила себя из списка на выплату зарплаты через банк, она пришла в офис и выписала себе деньги из кассы налом по расходнику. Ее подчиненная бухгалтер, которая отвечает за кассу, побоялась ее ослушаться и выдала деньги без моей подписи. Как потом я выяснил, это была регулярная практика. Она ставила мою факсимильку на расходник, делала копию. По копии получала деньги (ее подчиненная не могла ее ослушаться). Потом через месяц или два, делала расходник новый, без моей подписи, и вкладывала его в пачку документов на подпись, где были такие же или похожие расходники, которые были ранее не подписаны, или были изменены, т.к. были написаны с ошибкой. Я не вчитывался и подписывал все.

Так вот, она пришла, получила деньги. А уже ночью (по 1С видно, что уже после 12 ночи) пришла, собрала все свои вещи в столе и кабинете, почистила компьютер, подготовила себе справку 2НДФЛ, списала с себя товар, который брала в долг (получала процедуру, но не рассчиталась за продукцию), написала заявление об увольнении, на следующий день отправила его по почте и уехала с дочерью в Европу кататься на лыжах. Где и провела все каникулы.
Спасибо, что в заявлении указала дату увольнения не 9-го, когда мы все выходим, а 11-го. Т.е. дала фору в пару дней, чтобы успели как-то сделать расчет. Продумано все. Она сама сделала начисление, справки подготовила, их надо было просто найти.

И с чем я остался в итоге. Де юре все выплаты согласованы мной. Банковские платежи подписаны моей электронной подписью. Расходники подписаны моей рукой (кроме трех за последний месяц). Все четко. Приказы на премии не оформлены (ни на кого). Доказать, что выплаты не санкционированы, крайне сложно. Можно, но сложно. При этом открытая война с ней может обернуться для нас большими проблемами. По ее заявлениям в разные контролирующие органы к нам могут прийти все, кому не лень. И налоговая, и прокуратура, и охрана труда. И они может и ничего не найдут, но счета и работу могут заблокировать на месяц. А это для нас равносильно закрытию. Да еще можно так повернуть дело, что мне придется доказывать, что я не был в сговоре. Что не по моему требованию она это делала. А теперь она отказывается нарушать закон, а я на нее клевещу.

Все эти маячки сейчас выглядят явными, а в течение четырех лет, они размазываются за рутиной, становятся не заметными. Это сейчас «задним умом» все видно, а тогда… сонному сознанию не увидеть.

Вот такой урок. Дорогой, но очень наглядный урок. Спасибо ей за это. Многому научила.
Что остается? Простить. Бог ей судья. Ей отвечать за ее поступки.
А мне урок. Спасибо, Господи, что так.
____________
Дмитрий
damarya
 
Сообщения: 15
Зарегистрирован: 24 ноя 2014, 00:47

Вопросы к ситуации с главбухом

Сообщение Романова Елена » 27 фев 2018, 22:47

Дима, прочитала твою историю. Думаю, ребята уже тоже это сделали.
Поскольку от тебя не было никакого запроса, прошу ребят поработать с описанной историей.

Пока предлагаю найти ответы на вопросы участникам группы бизнес-лагеря и обеих регулярных групп (№1 и №4):

1. Являются ли выводы, сделанные Димой, выводами? Почему да или нет?

2. Извлечены ли уроки Дмитрием? Как это можно понять?
Что Диме нужно сделать, чтобы извлечь уроки?

3. Какой самый главный вывод в этой истории?

4. Всё ли вам хватает в описании, выводах, в понимании Дмитрия?


Работаем с текстом истории, опираемся на описанные факты.
Ответы буду размещать здесь.
Аватара пользователя
Романова Елена
Администратор
 
Сообщения: 537
Зарегистрирован: 22 июл 2013, 13:46

Игорь (ответы на вопросы)

Сообщение Романова Елена » 27 фев 2018, 22:52

1. Являются ли выводы, сделанные Димой, выводами? Почему да или нет?

Выводы не сделаны. Нет понимания ошибок, которые сделаны, а также причин, по которым они сделаны.

2. Извлечены ли уроки Дмитрием? Как это можно понять?
Что Диме нужно сделать, чтобы извлечь уроки?


Уроки могут быть извлечены, когда будут сделаны правильные выводы. Критерием извлеченного урока будет - жизнь ученика, не допускающего более подобных ошибок.

3. Какой самый главный вывод в этой истории?


Главным выводом, в этой истории, хорошо бы если бы стал такой: чтобы не создавать себе проблем на ровном месте, и не решать их потом на протяжении лет (!), нужно заниматься личным развитием.

4. Всё ли вам хватает в описании, выводах, в понимании Дмитрия?

Из описания непонятно, как изменилось Димино мировоззрение (если изменилось), и какова в этом изменении (а также в разрешении ситуации) роль Димы, и какова роль Елены и группы.
Аватара пользователя
Романова Елена
Администратор
 
Сообщения: 537
Зарегистрирован: 22 июл 2013, 13:46


Вернуться в Практика управления и влияния

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1

cron